Najlepsze programy do ewidencji czasu pracy

Ewidencja pracy jest regulowana przez przepisy zawarte w Kodeksie Pracy, a także w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku.

Dotyczą one obowiązku prowadzenia przez pracodawców dokumentacji dotyczącej pracownika, w tym również jego czasu pracy. Prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów, nieobecności jest wyzwaniem dla przedsiębiorcy. W firmach zazwyczaj zajmuje się tym dział kadr, co generuje duże koszty finansowe, wynikające z zatrudnienia wielu osób.

Rozwój narzędzi IT między innymi do ewidencjonowania czasu pracy sprawił, że czynność tę można w pełni zautomatyzować, czemu służą specjalne programy.

Jakie korzyści wynikają z elektronicznej ewidencji czasu pracy?

Elektroniczna ewidencja czasu pracy przynosi pracodawcy same korzyści. Wykorzystanie programów do prowadzenia rejestracji czasu pracy to przede wszystkim oszczędność czasu i miejsca, a także ilości wypełnianych przez pracowników działu kadr dokumentów związanych z rozliczaniem dni pracy, urlopów itp.

Pracodawca, dzięki wprowadzeniu elektronicznego systemu, ma możliwość wglądu w dokumentację w tym zakresie praktycznie z każdego miejsca na świecie i o każdej porze. Dział kadr jest odciążony od obowiązku wypełniania wielu dokumentów. Poza tym ułatwiona jest kontrola obecności pracowników w przypadku prowadzenia pracy zdalnej, a także godziny jej rozpoczęcia i zakończenia.

Wyeliminowanie człowieka w prowadzeniu tego rodzaju ewidencji skutkuje tym, że zmniejsza się ryzyko popełniania pomyłek. Zautomatyzowanie tej strony funkcjonowania przedsiębiorstwa to ogromna oszczędność czasu, a jednocześnie możliwość pozyskiwania przejrzystych raportów, tworzenia kalendarzy pracy i różnego rodzaju grafików, również urlopowych. W przypadku wykorzystania przez przedsiębiorców systemów ewidencji czasu pracy nie ma możliwości fałszowania danych.

Poza tym gwarantują one zgodność prowadzenia dokumentacji z przepisami, również dotyczącymi  RODO. Prowadzenie ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej jest niezwykle korzystne nie tylko dla pracodawców, ale samych pracowników.

Ewidencja czasu pracy – program

Ewidencja czasu w formie elektronicznej jest coraz popularniejsza, co spowodowało pojawienie się na rynku wielu programów, które zautomatyzowały proces rejestracji czasu pracowników. Wybór najlepszego z nich nie jest prosty. Wśród najpopularniejszych systemów znajdują się:

• ASOO CP to Autonomiczny System Obsługi Obiektu, który jest inteligentnym oprogramowaniem, ułatwiającym codzienne zarządzanie obiektem i pozwalającym na prezentację dowolnych danych w czasie rzeczywistym, na dowolnej liczbie urządzeń. Program umożliwia między innymi kontrolę dostępu, rejestrację czasu pracy personelu oraz zarządzanie takimi pomieszczeniami, jak np. serwerownia, kotłownia. Szybka integracja, sortowanie danych, dowolne raporty i analizy – to tylko niektóre cechy, jakie zawiera w sobie to narzędzie informatyczne.

• TimeCamp jest nie tylko programem do ewidencjonowania czasu pracy, ale również wyposażony został w inne możliwości zautomatyzowania pracy działu kadr między innymi w zakresie rejestrowania różnego typu dni pracy, na przykład pracy zdalnej, dnia ośmiogodzinnego, urlopów, wakacji, a także innych nieobecności pracownika w pracy, sporządzania raportów o godzinach pracy. TimeCamp jest zintegrowany z programami do zarządzania zadaniami online, prosty w obsłudze zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.

• Kadromierz oprócz rejestracji czasu pracy daje również inne możliwości takie jak: generowanie raportów, kontrolowanie i przeglądanie statystyk, aplikacja pozwalająca pracownikowi na wgląd w grafik i zestawienie dyżurów z możliwością zmiany. Poza tym Kadromierz daje możliwość integrowania z programami kadrowo – płacowymi.

• Calamari to niezwykle prosta, a jednocześnie innowacyjna aplikacja do rejestracji czasu pracy, która umożliwia wykonywanie tej czynności bez udziału pracownika, dzięki systemowi iBeacon, rejestrującego obecność jego telefonu, a także ewidencję przy pomocy czytnika QR lub na aplikacji mobilnej z możliwością śledzenia GPS.

• Tsheets jest kolejną aplikacją wykorzystywaną do rejestracji czasu pracy, tworzenia również harmonogramów, a także grafików. Umożliwia zautomatyzowanie pracy działu personalnego, dlatego jest chętnie wykorzystywany przez jego pracowników. Wdrożenie aplikacji ułatwi tworzenie listy płac i fakturowanie, gdyż jest zintegrowana z programami płacowo – kadrowymi.
• Jibble jest aplikacją dokładnie rejestrującą czas pracy bez możliwości jakiejkolwiek manipulacji, gdyż zaopatrzony jest w funkcję rozpoznawania twarzy pracownika. Program posiada poza tym wiele różnych przydatnych funkcji.