Wszystko co musisz wiedziec o elektronicznej ewidencji czasu pracy
Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy ewidencja czasu pracy jest ustawowym obowiązkiem ciążącym na pracodawcy, bez względu na to ile osób zatrudnia. Jest to wymóg mający na celu utrwalanie liczby przepracowanych godzin oraz naliczanie wynagrodzeń i czasu trwania urlopów.
Ewidencja jest prowadzona osobno dla każdego pracownika, w przypadku braków lub nieposiadania ewidencji czasu pracy kontrola Państwowej Inspekcji pracy zakończy się karą.
Formy prowadzenia ewidencji czasu pracy
Pierwotną formą prowadzenia ewidencji czasu pracy był zapis na papierze. Postęp w zakresie nowych technologii wprowadził nowe rozwiązania takie jak elektroniczna ewidencja czasu pracy. Jest to bardzo wygodny sposób prowadzenia dokumentacji. Zapewnia on oszczędność czasu, miejsca w firmowym archiwum, jak i papieru oraz tuszu. Dzięki niej możliwe jest szybkie dotarcie do pożądanych informacji o dowolnej porze i z dowolnego miejsca.
Czym jest elektroniczna ewidencja czasu pracy?
Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest sporym ułatwieniem dla pracodawców. Innowacyjność rozwiązania polega na umożliwieniu zbierania danych o przepracowanych godzinach, przerwach i nieobecnościach w elektronicznej formie. Dla każdego pracownika firmy prowadzona jest osobna ewidencja czasu pracy. W przypadku korzystania z elektronicznej ewidencji czasu pracy możliwe jest sprawdzenie przepracowanych godzin wszystkich zatrudnionych pracowników.
Polskie prawo zezwala na prowadzenie ewidencji w elektronicznej wersji, musi jednak istnieć możliwość wydruku dokumentów. Muszą się w niej znaleźć informacje o:
- liczbie przepracowanych godzin pracy (z uwzględnieniem godzin nadliczbowych, nocnych, dni wolnych od pracy, wyszczególnionych świąt),
- zwolnieniach od pracy,
- nieobecnościach,
- urlopach.
Zalety korzystania z elektronicznej ewidencji czasu pracy
Korzystanie z nowoczesnych form wspomagających prowadzenie i funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest bardzo wygodne i świadczy o sprawnym zarządzaniu firmą. Optymalizacja procesów i zadań pracowników wpisane są w zadania związane z rozwojem i wyróżnianiem się na tyle konkurencji. Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest sporym ułatwieniem zapewniającym lepsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Warto wymienić kilka zalet takich jak:
- przejrzysty zapis czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- uproszczenie pracy działu kadr,
- zapewnienie szybkiego dostępu do informacji na temat obecności pracowników, oraz godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy,
- oszczędność czasu,
- minimalizacja ryzyka wystąpienia błędów i pomyłek przez zastosowanie automatyzacji,
- przestrzeganie wymogów stawianych przed pracodawcą i przepisów RODO,
- tworzenie grafików i kalendarzy pracy,
- minimalizacja ryzyka występowania nadużyć takich jak dopisywanie godzin lub wpisywanie na listę nieobecnej osoby,
- generowanie raportów,
- minimalizacja kosztów obsługi pracowników,
- prostsze i szybsze wyliczanie pensji pracowników.
Warto wspomnieć o dodatkowych zaletach wynikających z elektronicznej ewidencji czasu pracy. Jest to bez wątpienia bezpieczeństwo danych. Informacje o pracownikach są szyfrowane i sprawdzane pod względem bezpieczeństwa przez firmę, która dostarcza usługę. Jest to istotne, gdyż wyciek danych wrażliwych jest zagrożeniem dla firmy, zwłaszcza wizerunkowym. W przypadku wystąpienia problemów z poprawnością działania oprogramowania dostawca sam je rozwiąże.\
Nowe możliwości dzięki elektronicznej ewidencji czasu pracy
Pracodawca, który zdecyduje się na zastosowanie w swojej firmie elektronicznej ewidencji czasu pracy może liczyć się z wieloma korzyściami. Taki system może sprawić, że pracownicy będą bardziej przykładać się do wykonywanej pracy, gdyż sami będą decydować o przedziale czasowym wykonywanych obowiązków.
Jak wykazały trendy występujące w czasie pandemii koronawirusa praca z domu, w dowolnych godzinach pozwala pracownikom na zachowanie balansu między życiem prywatnym a zawodowym. Jest to krok naprzeciw pracowników, którzy mogą dostosować tryb pracy do indywidualnych potrzeb. Może to być skuteczna metoda na wyeliminowanie syndromu wypalenia zawodowego czy przepracowania.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy to także narzędzie, które pozwala na monitorowanie zachowań i przepracowanych przez zatrudnioną osobę godzin w sytuacji pracy w formie zdalnej. Pracodawca może sprawdzić sumienność pracownika, a pracownik natomiast może w sprawny, nieskomplikowany sposób przygotować i złożyć wnioski o różnego rodzaju urlopy. Korzystanie z elektronicznej formy ewidencji przepracowanych godzin pozwala na otrzymanie zwrotnej informacji o funkcjonowaniu firmy.
Poprawa wydajności firmy jest czymś na czym zależy każdemu dobremu przedsiębiorcy. Bez wątpienia przyczyni się do tego elektroniczna ewidencja czasu pracy. Warto przekonać się o tym na własnym przykładzie.
